Отказ от ведения личных карточек Т-2

С 01.09.2021 Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н) не обязывает работодателя вести личную карточку работника (форма Т-2 «Личная карточка работника», утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Поэтому работодатель вправе отказаться от ведения личной карточки.

Предлагается следующий алгоритм.

1.

Из локальных нормативных актов (далее – ЛНА), содержащих упоминание личных карточек, необходимо исключить соответствующие позиции. Для этого нужно издать соответствующий приказ.

Если ЛНА принимались с учетом мнения представительного органа работников (профсоюза), изменения могут быть внесены только при соблюдении порядка учета мнения этого органа (ст. 372 Трудового кодекса РФ).

Если изменения, вносимые в ЛНА, затрагивают трудовую деятельность конкретных работников, то с такими изменениями необходимо работников ознакомить под подпись (ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

2.

Если в организации ведется номенклатура дел, то в утвержденной номенклатуре дел упоминание о личных карточках работника по форме Т-2 содержится, как правило, в составе личных дел или в отдельном деле.

Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях допускают, что включение в номенклатуру дел в течение года новых заголовков дел не требует ее повторного согласования и утверждения (абз. 8 разд. 1.1.1). Полагаем, что данное правило возможно применить и в случае изменения списка документов.

Корректировка в номенклатуру дел при отказе от личной карточки работника также вносится на основании отдельного приказа. С приказом об изменении номенклатуры дел необходимо ознакомить под роспись заинтересованных работников.

3.

Оформить приказ об отказе от ведения личных карточек по форме Т-2.

Приказ об отказе от личных карточек должен содержать в том числе и информацию, с какой даты работодатель не будет заполнять форму Т-2 как вновь оформляемых, так и на действующих работников. Например:

«Специалисту по кадрам Ивановой И.Н. с 01.12.2022:

- не оформлять личные карточки по форме № Т-2 на вновь принимаемых работников;

- прекратить ведение личных карточек по форме № Т-2 на действующих работников ООО «Ивановка».

4.

Личная карточка работника относится к документам по личному составу (п. 1.1 Методических рекомендаций по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (разработаны ВНИИДАД)).

Документы по личному составу - это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (п. 3 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее - Закон № 125-ФЗ)).

Сроки хранения документов по личному составу установлены ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ и составляют:

• по документам, законченным делопроизводством до 01.01.2003 - 75 лет;

• по документам, законченным делопроизводством после 01.01.2003 - 50 лет.

Таким образом, даже при отказе от формы Т-2, необходимо обеспечить хранение старых личных карточек.